Política de normas globales de conducta empresarial

ACERCA DE LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES

Introducción

Nuestra misión es producir y vender dispositivos que alivian el dolor, restauran la salud y prolongan la vida. Reconocemos que los profesionales de la salud (es decir, aquellos mejor preparados para comprender las necesidades de sus pacientes, el desempeño de los dispositivos médicos en el entorno clínico y las necesidades de tratamiento no satisfechas) son socios fundamentales en nuestra capacidad para lograr nuestra misión. Colaboramos con los médicos para crear nuevos productos y terapias, y mejorar los productos existentes. Brindamos formación y educación de primera calidad acerca del uso seguro y efectivo de nuestros productos y terapias a los profesionales de la salud. Brindamos patrocinio para investigaciones científicas realizadas por profesionales de la salud con el propósito de recolectar evidencia clínica relacionada con nuestros productos. Todas estas interacciones buscan, en última instancia, traer beneficios para los pacientes.

Medtronic no podrá en ningún caso ofrecer ni realizar pagos a un cliente para inducirlo, de manera ilegal, a comprar, alquilar, recomendar, utilizar o recetar un producto de Medtronic, u organizar su compra o alquiler. “Cliente” incluye a cualquier institución o persona física, salvo los pacientes particulares, a saber: cualquier entidad o profesional médico o sanitario que pueda comprar, alquilar, recomendar, utilizar o recetar productos de Medtronic, u organizar su compra o alquiler. Medtronic también considera que las personas empleadas por un cliente, los familiares cercanos de un cliente (incluidos el cónyuge o pareja, sus hijos y los padres del cliente) y las organizaciones afiliadas con el cliente (es decir, controladas por o junto con el cliente; o de cuyas juntas el cliente forme parte; o de las cuales reciba compensaciones significativas; o en las que tenga una cuota de inversión) también están dentro del alcance de la definición de “cliente” cuando se debe determinar si una entidad o una persona física deben ser consideradas como tal en virtud de nuestras políticas.

Estamos comprometidos a regirnos por las leyes aplicables relativas a la utilización de nuestros productos iniciada por el médico y a respetar el derecho del médico a tomar decisiones médicas independientes para el tratamiento de los pacientes. Nuestras actividades de marketing, educación y promoción son coherentes con estos compromisos, y cumplimos las leyes que rigen para la promoción adecuada de nuestros productos.

Índice

Norma 1 | Disposiciones generales
Norma 2 | Descuentos y productos de evaluación
Norma 3 | Donaciones, investigaciones y becas de estudio
Norma 4 | Artículos y regalos de educación
Norma 5 | Reuniones de negocio
Norma 6 | Pactos por servicios
Norma 7 | Formación y educación
Norma 8 | Conferencias de terceros
Norma 9 | Actividades que traen beneficios para la atención del paciente

Declaración de principios

La asociación entre la industria y sus clientes debe basarse en principios éticos sólidos, ya que existen conflictos de intereses potenciales. Tanto los conflictos reales como los percibidos pueden afectar la confianza, del paciente y de la parte interesada, en los médicos, los productos, las empresas y toda la industria. Con el propósito de sostener y expandir la innovación médica por medio de la cooperación basada en los principios para que los pacientes continúen beneficiándose de los avances en la atención médica, Medtronic trabaja con dos principios centrales:

Preservar la integridad de la relación médico-paciente
La relación entre el médico y el paciente es una de mucha confianza debido al rol especial que ocupan los médicos en la salvación y el mejoramiento de la vida humana. Se necesitan medidas de protección y regulaciones para garantizar que estas relaciones no se vean comprometidas por la cooperación entre un médico y la industria en el desarrollo y la prueba de nuevos productos, o por la capacitación y educación de otros médicos acerca del uso seguro y efectivo de los productos.

Permanecer transparentes
Con los propósitos de proporcionar a los pacientes y los médicos la información necesaria para tomar decisiones informadas acerca del tratamiento, y de desarrollar la confianza y minimizar los conflictos reales y percibidos, Medtronic está comprometida con la transparencia y la revelación adecuada de las políticas relativas a sus relaciones con los clientes. También creemos que promover una mayor transparencia en la colaboración con los clientes ayudará a que las personas comprendan mejor el papel fundamental de estas interacciones en la innovación, el progreso de la atención del paciente y, en última instancia, en salvar y mejorar vidas.

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Compromiso con la ética y el respeto de las normas

Medtronic ha adoptado y abraza en su totalidad ciertos códigos de ética locales de la industria, como el código de AdvaMed, el código de Eucomed y muchos otros. La Política Global de Anticorrupción de Medtronic (Medtronic Global Anti-Corruption Policy, "ACP") establece principios que sirven de guía a lo largo de Medtronic para evitar cualquier tipo de interacción corrupta con los clientes. Las Normas Globales de Conducta Empresarial (NCE) de Medtronic proporcionan instrucciones más específicas para categorías comunes de interacciones con clientes. Donde se necesitan requerimientos o excepciones locales adicionales para que este enfoque común no actúe contra las normas locales, o donde se necesita información adicional para la operación local de las NCE, esas disposiciones locales se pueden consultar en el Compendio de NCE (en EE. UU.) y en los Procedimientos Internacionales de NCE. Medtronic exige que sus empleados, y otras partes que actúan en representación suya, sigan la ACP, las NCE y el Compendio de NCE o los Procedimientos Internacionales de NCE aplicables, así como cualquier otra ley, regulación, política de la empresa y estándares o normas de la industria, cada vez que interactúen con clientes. Medtronic lidia con las infracciones de las NCE y las políticas relacionadas de inmediato y aplicando acciones correctivas. Consulta el Código de Conducta Global y el Procedimiento para Infracciones de las NCE.

Las NCE proporcionan un marco para guiar las interacciones alrededor del mundo con los clientes que compran, alquilan, recomiendan, utilizan o recetan un producto de Medtronic, u organizan su compra o alquiler. Debido a que no pueden contemplar todas las situaciones, pueden aprobarse excepciones a esta política cuando la acción contemplada no genere problemas relacionados con la ética, las regulaciones y las leyes.

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Norma 1 | Disposiciones generales

Norma fundamental. Medtronic no podrá en ningún caso ofrecer ni proporcionar pagos o artículos de valor a un cliente para inducirlo, de manera ilegal, a comprar, alquilar, recomendar, utilizar o recetar un producto de Medtronic, u organizar su compra o alquiler. Para garantizar que todas las interacciones con los Clientes sean legales y éticas, deberán ser coherentes con las Normas de Conducta Empresarial de Medtronic.

Alcance de las Normas de Conducta Empresarial de Medtronic. Las NCE son de aplicación obligatoria en toda interacción que involucre la transferencia de cualquier artículo de valor de parte de Medtronic a un cliente (“Interacción con el cliente”). Si no estás seguro del alcance de las NCE, debes consultar con el Área de Asuntos Legales o de Respeto de las Normas antes de involucrarte en una transacción o iniciar una discusión con el cliente.

Las Normas de Conducta Empresarial son específicas para cada país. Los clientes están sujetos a las regulaciones del país en donde están ubicados (organizaciones de atención de la salud) o en donde trabajan (profesionales de la salud), independientemente del lugar donde ocurra la interacción. Todos los empleados, distribuidores o agentes de Medtronic deben familiarizarse con las NCE y otras normas aplicables a un cliente particular antes de iniciar la interacción, independientemente de la ubicación geográfica del empleado. Si tienes pensado entablar un acuerdo u otra interacción con un cliente que trabaja en un país fuera de tu geografía, comunícate con tu contacto de asuntos legales o de respeto de las normas antes de entablar la negociación con el cliente. Tu contacto de asuntos legales o de respeto de las normas te ayudará a determinar qué requerimientos debes tener en cuenta antes de entablar la interacción.

Se deben respetar las NCE y cumplir con ellas. Todos los empleados de Medtronic involucrados en interacciones con el cliente deben conocer y cumplir con la Política Global de Anticorrupción, las NCE y los Procedimientos Internacionales de NCE aplicables (fuera de EE. UU.) o el Compendio de NCE (EE. UU.), y cualquier otra ley, regulación, política de la empresa, procedimiento y guía de interpretación. Todos los empleados de Medtronic deben conocer y seguir las NCE. Los gerentes son los responsables de garantizar que sus informes cumplan con las NCE y cualquier requerimiento de las NCE como la capacitación obligatoria. A los distribuidores y agentes de Medtronic se les debe requerir, bajo contrato, que cumplan con la Política de Anticorrupción de Medtronic y con los principios aplicables de las NCE. Consulta la Política Internacional de Nombramiento, Contratación y Control de Agentes de Ventas y Distribuidores.

Si Medtronic no tiene permitido hacer algo en particular, sus empleados y terceros intermediarios tampoco pueden hacerlo. Si estas Normas restringen las interacciones de Medtronic con un cliente, los empleados de Medtronic y los terceros intermediarios también se verán restringidos, aun cuando Medtronic no reciba una solicitud de rembolso. Esto significa que los empleados y agentes de Medtronic no pueden darles artículos prohibidos a los clientes, aun si estos pagan por ellos con sus fondos personales.

Infracciones de las NCE. Los empleados que infrinjan las NCE se verán sujetos a penalizaciones disciplinarias, que pueden llegar incluso a la terminación de la relación laboral. Consulta el Código de Conducta Global y el Procedimiento para Infracciones de las NCE.

Interpretación de las Normas de Conducta Empresarial de Medtronic. Cualquier empleado que tenga preguntas acerca de las NCE deberá comunicarse con su gerente o contacto de Asuntos Legales o de Respeto de las Normas. Los distribuidores y agentes deberán comunicarse con su contacto empresarial de Medtronic. Las Áreas de Asuntos Legales y Respeto de las Normas son las responsables de las interpretaciones finales de las NCE.

Comunicación de preocupaciones y prohibición de represalias Cualquier empleado, agente o consultor de negocios que cree que otros pueden estar involucrados en conductas incoherentes con las NCE, o que pueden estar requiriendo que un empleado, agente o consultor de negocios se involucre en ellas, deberá comunicar sus preocupaciones al gerente, el departamento de Recursos Humanos, el consultor de Asuntos Legales/Respeto de las Normas o la línea confidencial de Comunicación de Preocupaciones disponible en www.VoiceYourConcernLine.com. Este sitio web incluye números de teléfono de la línea para comunicación de preocupaciones (Voice Your Concern Line) de EE. UU. (1-800-488-3125) y otros países. Las denuncias pueden realizarse en varios idiomas. Quedan expresamente prohibidas las represalias contra cualquier persona que haya realizado de buena fe una denuncia de infracción potencial de las NCE.

Método de pago a los clientes. Excepto según lo especificado más adelante, los pagos realizados o rembolsados a un cliente, o realizados en nombre de este, deben realizarse solo por transferencia desde la cuenta bancaria de Medtronic (excepto para los países en donde los pagos se realizan con cheques). Siempre que sea posible y práctico hacerlo, los pagos por gastos de viaje realizados por un cliente (p. ej., de alojamiento, alimentación o transporte) deberán pagarse directamente al proveedor (p. ej., al hotel, la línea aérea y la agencia de viajes). Al realizar el rembolso al cliente, se requerirán los recibos originales u otros documentos respaldatorios. Cuando se espera que sea el cliente quien realice directamente los pagos reembolsables por gastos de viaje, el cliente deberá recibir por adelantado algunas pautas simples para la utilización de viáticos.

Excepciones y modificaciones de las NCE. Debido a que las NCE no pueden contemplar todas las situaciones, pueden aprobarse excepciones a dichas NCE cuando la acción contemplada no genere problemas relacionados con la ética, las regulaciones y las leyes, siguiendo el Proceso de Excepciones a las Conductas Empresariales apropiado.

Límites de gasto de las NCE. Los límites de gastos se establecen para los gastos de negocio en comidas sencillas, refrescos y alojamiento; artículos de viaje razonables o de educación ocasionales proporcionados a los clientes. Además, se espera que los empleados sigan cualquier restricción aplicable en relación con los clientes. Por ejemplo, leyes o políticas del empleador más restrictivas. Consulta los Niveles de autorización del Manual Mundial de Finanzas para determinar el nivel de autorización necesario para aprobar pagos. Por límites específicos de gastos, consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE.

Información correcta de gastos. Los pagos y todo otro beneficio transmitido a los clientes o en nombre de los clientes deben informarse oportunamente a Medtronic por medio del sistema de informe de gastos aplicable, y atribuidos a los clientes particulares con precisión y en su totalidad.

Comidas sencillas y refrescos. Es posible que afrontemos los gastos por comidas sencillas como una cortesía empresarial ocasional siempre que la comida se relacione con la interacción de negocios y se realice en un entorno y de una manera que favorezcan el intercambio de información, y de la cual participe un representante de Medtronic. No pagaremos las comidas de un cliente particular que no asista a la reunión. No pagaremos ni brindaremos las bebidas alcohólicas excesivas en las reuniones de negocio, ya que el alcohol en exceso disminuye la legitimidad de la reunión. Las comidas o refrescos mencionados pueden proporcionarse al cliente junto con lo siguiente:

Entretenimiento. Medtronic no paga los costos por eventos recreativos o de entretenimiento en los que participe el cliente, ni ofrece dichos eventos.

Subsidio para cónyuges, parejas o invitados. Medtronic no pagará los gastos de comida u otros servicios, el alojamiento ni los viajes correspondientes al cónyuge, pareja o invitado de otro tipo del cliente.

Gastos de viaje razonables Dependiendo de las normas locales, Medtronic puede pagar los costos de viaje razonables de los clientes junto con lo siguiente:

Como regla general, en todos los vuelos se debe utilizar la clase económica de pasajeros. La pertinencia de la clase ejecutiva de pasajeros para los clientes, según la política de Medtronic, se considerará solo para ciertos vuelos de mayor distancia, de acuerdo con las políticas locales (consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE). Medtronic no pagará mejoras de clase ni proporcionará al cliente dinero en efectivo en lugar de un pasaje, así como tampoco pagará los costos asociados a un avión privado.

Ubicaciones y alojamiento para las interacciones con clientes Dependiendo de las normas locales, Medtronic puede proporcionar alojamiento modesto para clientes junto con las siguientes interacciones:

Cuando Medtronic sea el responsable de seleccionar la ubicación y el alojamiento para una interacción con clientes, estos deben seleccionarse sobre la base de los requerimientos del programa, la comodidad de los asistentes y el ahorro en los costos que afronta Medtronic. Cuando la mayoría o el total de los clientes asistentes sean del mismo país, la interacción debe realizarse en dicho país a menos que exista un propósito comercial legítimo para hacer la reunión en otro lugar.

  • Los programas de formación y educación de Medtronic que requieren una capacitación práctica en procedimientos quirúrgicos deben tener lugar en los Centros Educativos Bakken, instalaciones de capacitación para cirugías, instituciones médicas u otras instalaciones que sean apropiadas para dichos fines.
  • Las instalaciones de fabricación o investigación y desarrollo de Medtronic pueden ser ubicaciones apropiadas para realizar reuniones de negocio o con consultores.

Solicitudes y su procedimiento de aprobación según las NCE. Para varias interacciones con clientes se requieren procesos de aprobación que involucran una evaluación por parte de personal calificado distinto del personal encargado de las ventas (por ejemplo, los acuerdos de consultorías, las donaciones y las becas requieren aprobación por adelantado de acuerdo con procesos locales). Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio para más información. Cuando estas Normas requieren un proceso de aprobación, el personal de Medtronic no puede proceder o asumir un compromiso con un cliente antes de obtener todas las aprobaciones requeridas. No obtener las aprobaciones necesarias puede constituir una infracción de las NCE.

La formación acerca de las normas de anticorrupción y las Normas de Conducta Empresarial es obligatoria para todos los empleados de Medtronic que interactúen con clientes de Medtronic. Los terceros intermediarios, como distribuidores, consultores y agentes, también están sujetos a los requisitos de formación. Los requisitos mínimos de formación se especifican en el sitio web de Asuntos Legales/Respeto de las Normas. La formación puede realizarse al momento de la contratación, una vez por año, o en cualquier otra ocasión cuando sea necesaria. Si tienes preguntas acerca de la formación requerida, comunícate con el Área de Asuntos Legales o de Respeto de las Normas.

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Norma 2 | Descuentos y productos de evaluación

Si cuentas con la documentación apropiada y actúas de conformidad con cualquier requisito legal o regulatorio aplicable y con las demás políticas y pautas de Medtronic, como las pautas de fijación de precios y de rembolso, Medtronic podrá proporcionar al cliente, entre otros, los siguientes productos sin cargo o a menor costo:

  • Productos de muestra/Muestras
  • Productos u otras prestaciones proporcionadas en virtud de una garantía de Medtronic
  • Productos proporcionados a un precio con descuento
  • Productos que se venden en el marco de programas de rembolso
  • Programas de precios reducidos que incluyen productos múltiples
  • Productos de evaluación sin cargo
  • Productos de remplazo sin cargo que se proporcionan en virtud de una acción dispuesta por regulaciones
  • Descuentos que se aplican con un propósito particular

Se debe notificar a los clientes cuando un producto o accesorio se vende con un descuento o se proporciona o presta a un cliente sin costo. Este requisito puede ser satisfecho por medio de un acuerdo de compra u otro aviso que se proporcione al cliente donde se refleje el precio con el descuento o el cargo nulo.

Para propósitos de evaluación, se debe proporcionar al cliente solo una cantidad razonable de productos desechables o de uso único. Los productos abarcados por acuerdos de precios como descuentos, rembolsos y garantías no son productos de “evaluación”.

La provisión de bienes de capital o de productos reutilizables sin cargo debe estar acompañada de un acuerdo escrito donde se traten, entre otros aspectos, las condiciones de uso y de devolución o compra de los bienes al final del plazo, si este es inferior a la vida de uso de los bienes. Este requisito es aplicable a los bienes o productos que el Área de Asuntos Legales haya determinado que no tienen “ningún valor independiente”. Asegúrate de revisar los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE para consultar si existen requisitos locales adicionales.

Los descuentos, las garantías, los programas de descuentos de líneas múltiples, los productos y accesorios sin cargo, y otros acuerdos de precios reducidos deben estar en cumplimiento con las políticas y procedimientos locales de fijación de precios, o deben ser revisados por el asesor legal de Medtronic antes de su oferta.

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Norma 3 | Donaciones, investigaciones y becas de estudio

Objetivo. Medtronic puede donar productos o dinero para colaborar con propósitos científicos, educativos, de la atención de la salud o de beneficencia que sean apropiados. Las donaciones se limitan a ciertas instituciones u organizaciones y no siempre se permiten para personas físicas que son clientes; consulta la guía específica de tu país para más detalles.

Es posible que la donación o beca no estén conectadas con la compra de productos de Medtronic y no puede realizarse para influenciar la opinión de un cliente particular relacionado con la institución.

Tipos de becas y donaciones

Becas de estudio. Medtronic realiza una gran variedad de aportes a la beneficencia, como las becas de estudio. Las becas de estudio van desde la subvención del sueldo de un profesor de una institución académica hasta la educación de becarios en programas reconocidos de capacitación médica, programas que educan al público acerca del cuidado de la salud y ayuda para reuniones y conferencias relativas a la educación o al diseño de políticas. Las becas de estudio son para instituciones, no para personas. Consulta la norma sobre Conferencias de terceros (NCE 8) para leer sobre apoyos para congresos o conferencias médicos relacionados con productos y terapias de Medtronic.

Becas Medtronic puede realizar donaciones para educación a instituciones médicas reconocidas o a asociaciones profesionales para becas de estudio para el grado o de otro tipo que se otorgan como premio (para respaldar los costos relacionados que correspondan, como los de viaje, matrícula, alojamiento, comidas, etc.) en los campos asociados con productos y terapias de Medtronic, siempre que estos se vinculen a la necesidad educativa legítima del becario y su institución.

La selección de los becarios se hará con la discreción de las instituciones de enseñanza en donde se capacitarán. Las donaciones deben hacerse o bien a la institución de enseñanza o a la institución de origen del becario (siempre y cuando la institución de enseñanza cobre matrícula o costos a la institución de origen en virtud del programa de la beca), no a becarios particulares. Las becas no pueden estar asociadas a la compra de productos de Medtronic por parte de la institución ni depender del uso que la institución haya hecho en el pasado o pudiera hacer en el futuro de los productos de Medtronic.

Becas de investigación científica. Medtronic proporciona financiamiento para investigaciones científicas, p. ej., donaciones para apoyar investigaciones científicas básicas y becas de investigación general para estudiar nuevos usos terapéuticos de dispositivos aprobados. Sin embargo, Medtronic no utilizará las investigaciones para promocionar ilegalmente los usos de nuestros productos y terapias que no hayan sido aprobados. En general, el financiamiento de los protocolos de investigación relacionados con los productos y terapias de Medtronic debería realizarse en virtud de un acuerdo enmarcado bajo la NCE 6 y no como una donación contemplada en esta Norma de Conducta Empresarial. Pueden aplicarse otras pautas y requisitos a las decisiones relativas al financiamiento de dichos protocolos de investigación, como su revisión por parte del personal científico apropiado de Medtronic o una junta del Programa para investigadores externos.

Eventos de recaudación de fondos. Medtronic puede financiar eventos de recaudación de fondos de una organización de atención de la salud (por ejemplo, un partido de golf o una gala formal) cuando la institución que recibe la beca es una organización registrada de beneficencia y por lo menos una parte de la donación es, por su naturaleza, deducible de impuestos. Los boletos pueden ser utilizados por empleados o invitados de Medtronic que no sean Clientes o pueden devolverse a la organización de beneficencia. Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE para EE. UU para más detalles.

Aprobación previa. Todas las becas y donaciones relativas a los Clientes necesitan aprobación previa según los procedimientos de aprobación de las NCE, antes de que se asuma un compromiso con el beneficiario. Las solicitudes de donaciones o becas deben ser revisadas para garantizar que la propuesta de financiamiento tenga un propósito permisible, independientemente del volumen o el valor de las compras realizadas por el beneficiario o anticipadas por este, y que los fondos no se utilicen como premio por ventas anteriores o como incentivo para ventas futuras. En general, no se considera apropiado para brindar apoyo financiero retroactivo para proyectos ya completados de investigación, educación o de otro tipo. Las donaciones a instituciones médicas privadas requieren una revisión minuciosa para garantizar el presupuestado correcto del uso de los fondos.

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Norma 4 | Artículos y regalos de educación

Excepto en los casos limitados que se muestran a continuación, se prohíbe hacer regalos a los clientes. Medtronic puede, en ocasiones, proporcionar artículos que tienen una auténtica función o beneficio educativo para pacientes, como libros de estudio o modelos anatómicos, si son de valor modesto y no infringen leyes o regulaciones locales o nacionales ni códigos de conducta profesionales o de la industria en el país donde está ubicado el cliente. Nunca se considerará apropiado regalar dinero o equivalentes de dinero, o artículos personales (p. ej., indumentaria, perfumes, iPods, iPads, iPhones, etc.).

Medtronic acepta y se rige por los códigos de ética de la industria acerca de los regalos a clientes o familiares cercanos de clientes. Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE para revisar las normas específicas para cada país acerca de los artículos que se considera apropiado regalar a los clientes y la cantidad de dinero que debe gastarse por dichos artículos.

La descripción y el propósito de los artículos de regalo para los clientes deben documentarse y aprobarse en un informe de gastos o mediante un proceso de autorización comparable.

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Norma 5 | Reuniones de negocio

Se realizan reuniones de negocio con los clientes para hablar sobre las características y otros aspectos importantes de los productos y las terapias de Medtronic, dudas sobre los servicios relativos a productos, condiciones de venta, contratos, el acceso de los pacientes a las terapias y otros asuntos de negocio. No utilizamos las reuniones de negocio para promocionar nuestros productos o terapias de modo que puedan ser inapropiados para las leyes locales.

Propósito de negocios. Una reunión de negocios se define como una reunión entre uno o más empleados de Medtronic, o representantes de ventas independientes, y un cliente, con alguno de los siguientes propósitos:

  • discusión de las características de los productos; instrucciones de uso u otros aspectos de los productos, las terapias o los servicios de Medtronic;
  • dudas sobre los servicios relativos a productos;
  • condiciones de venta;
  • contratos;
  • codificación y rembolso;
  • acceso de los pacientes a las terapias; u
  • otros asuntos de negocios, educación o científicos, que sean legítimos y relevantes para Medtronic.

Con frecuencia estas reuniones se realizan en la sede de negocios del cliente o cerca de esta y requieren tiempo fuera de la clínica o el compromiso del cliente fuera de su horario de trabajo. Realizamos dichas reuniones de negocios solo en contextos que favorezcan las discusiones legítimas sobre asuntos de negocios, educativos o científicos. Además de proporcionar comidas sencillas y refrescos ocasionales en esas reuniones, cuando sea necesario podremos pagar por costos de viaje razonables y alojamiento modesto para los asistentes a la reunión. Los costos de las reuniones deben respetar los límites del país respectivo.

Los recorridos por la planta y otras reuniones de negocios con clientes orientadas hacia los productos o la fabricación de estos deben seguir los procesos previamente revisados y aprobados por el Área de Asuntos Legales/Respeto de las Normas. Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio aplicables para más detalles.

Para ver más criterios acerca de las comidas que se brindan en el contexto de una conferencia de terceros o sesión de capacitación, consulta la NCE 7 o la NCE 8, según corresponda.

Entretenimiento. Medtronic no paga los costos por eventos recreativos o de entretenimiento para el cliente (como partidos de golf, asistencia a eventos deportivos o el teatro, etc.), ni ofrece dichos eventos, lo que incluye brindar una fiesta para los clientes o contribuir con ella, o bien pagarla, con el propósito de celebrar un evento que no sea de negocios, como las vacaciones, la jubilación o el ascenso laboral, etc.

Informes de gastos. Respecto del pago de las comidas o el transporte, es responsabilidad del empleado involucrado y su gerente confirmar la pertinencia del tipo y el monto del evento. La descripción y el propósito de las comidas y el transporte relativo deben documentarse y aprobarse en un informe de gastos o mediante un proceso de autorización comparable.

Límites de gasto de las NCE. Para obtener información detallada sobre los límites de las comidas, consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE.

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Norma 6 | Pactos por servicios

Propósito de negocios y necesidad. Los acuerdos de servicios con los Clientes deben firmarse únicamente si se han identificado previamente y documentado un propósito de negocios y una necesidad de servicios, verdaderamente legítimos, en las áreas de la capacitación y la educación, la investigación y el desarrollo de productos, los servicios de consultoría o la investigación clínica. Por ejemplo:

  • Los acuerdos para obtener servicios de Clientes deben ser compatibles con la necesidad de negocios de un proyecto específico para los servicios requeridos.
  • Los acuerdos de investigación o ensayos clínicos para llevar a cabo investigaciones clínicas o no clínicas, como los estudios de resultados luego de la comercialización del producto, deben basarse en una necesidad comprobable de datos.
  • Los acuerdos de propiedad intelectual deben basarse en el hecho de que un cliente haya realizado, o la expectativa de que realizará, una contribución innovadora, significativa y novedosa para el desarrollo de un producto, una tecnología, un proceso o un método.

Limitaciones. El uso de los proveedores de servicios para clientes es limitado:

  • Los proveedores de servicios para clientes no pueden pagarse para patrocinar o de algún modo recomendar la compra, la utilización o el pedido de productos de Medtronic.
  • Los proveedores de servicios para clientes pueden recibir un pago por adelantado para que hablen, y para que escriban y presenten programas de capacitación y educación, pero quedan sujetos a los restricciones legales locales sobre la promoción de productos.

Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio aplicables para más detalles acerca del proceso que se debe seguir antes de comenzar las discusiones con un cliente sobre un potencial acuerdo.

La selección de proveedores de servicios para clientes debe hacerse sobre la base de las competencias, pericia y capacidad del cliente para abordar el propósito identificado. Aunque es posible que las competencias requeridas para una tarea incluyan la experiencia o familiaridad con el uso de un producto o una terapia de Medtronic, la selección de un proveedor de servicios para clientes no puede utilizarse para premiar usos previos ni constituir incentivos ilegales.

La compensación no puede exceder el valor justo de mercado para los servicios provistos. El valor justo de mercado debe evaluarse de acuerdo con los requisitos del país donde el cliente lleva a cabo su actividad (en el caso de un cliente particular) o donde está ubicado (en el caso de un cliente institucional). La compensación debe estructurarse sobre una base medible, como los pagos basados en las tarifas diarias o por hora o proyecto, los entregables o los hitos logrados. La compensación que se paga a un proveedor de servicios para clientes no puede basarse en el volumen o el valor del negocio del cliente, ya sean pasados, presentes o previstos.

Los acuerdos de servicios deben ser escritos, deben describir todos los servicios que se proveerán, deben ser aprobados por anticipado luego del proceso apropiado y deben ser firmados por las partes; entre ellas, un aprobador apropiado de Medtronic, según lo indicado en los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE, y debe firmarse antes del comienzo de los servicios y del pago. Quedan prohibidos los acuerdos para servicios generales o firmados a medida que surja la necesidad de servicios, en los que el pago se realiza antes de la provisión de los servicios (“acuerdos de anticipos por servicios profesionales”). Además del acuerdo por escrito, la persona responsable por el negocio debe mantener archivos precisos donde se documenten los servicios o la propiedad intelectual recibida a cambio de los pagos de Medtronic.

Todo rembolso por gastos de viaje razonables debe pagarse, siempre que sea posible y práctico hacerlo, directamente al hotel, la línea aérea y la agencia de viajes, y no al cliente. Si no se pagan directamente, cualquier rembolso deberá estar respaldado por los recibos originales u otros documentos respaldatorios. No se permiten los pagos por los familiares del cliente. Medtronic no debe organizar el viaje o alojamiento de los invitados o familiares del cliente.

Reuniones con consultores. El lugar y las circunstancias de las reuniones con consultores deben ser apropiados al asunto de la consulta. El alojamiento proporcionado con motivo de una reunión con un consultor debe ser modesto y respetar los límites del país respectivo, y debería estar subordinado tanto al tiempo como al foco del propósito principal de la reunión.

Medtronic debe cumplir con todas las leyes locales y nacionales aplicables en lo relativo a los requisitos de divulgación, transparencia o aprobación ante cualquier tercero asociado con la contratación de los clientes como proveedores de servicios. Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE para leer acerca de los requisitos locales y los detalles acerca de la compensación por el tiempo de viaje.

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Norma 7 | Formación y educación

Objetivo. Medtronic puede organizar sesiones con los clientes cuyo propósito sea su instrucción, educación y formación acerca del uso seguro y efectivo de los productos de Medtronic. La educación y formación incluye una capacitación práctica acerca del producto y educación sobre temas asociados con el uso apropiado de nuestros productos, terapias y servicios relacionados y programas de apoyo. La formación y educación pueden involucrar los siguientes temas:

  • cómo utilizar e implantar un producto de Medtronic;
  • indicaciones o terapias apropiados para el uso de un producto de Medtronic;
  • características, propiedades, calidad o características de diseño de un producto de Medtronic;
  • estados patológicos que se tratan con productos de Medtronic;
  • beneficios y riesgos del uso del producto y precauciones apropiadas para el uso;
  • el uso apropiado del producto en el continuo de la atención; y
  • soporte para rembolsos relativos a productos y resultados económicos.

La formación y educación en general deben ocupar la mayor parte del programa en cada día del programa.

Contexto adecuado. Los programas de formación y educación deben realizarse en contextos adecuados: lugares que son favorables para el propósito de formación y educación del programa, cómodos para los asistentes y de costos razonables. Consulta los Procedimientos Internacionales o el Compendio de NCE para más detalles acerca de lugares adecuados de capacitación.

Gastos de viaje. Cuando corresponda, subsidiaremos los gastos de los clientes para asistir a programas de capacitación y educación conducidos por Medtronic. El alojamiento, el contexto, las comidas y los refrescos proporcionados junto con los programas de formación y educación deben ser sencillos y modestos, y respetar los límites aplicables del país, además de que no pueden desviar la atención del propósito de capacitación y educación del programa.

Los pagos hechos a los clientes para que conduzcan sesiones de formación y educación y el rembolso de los gastos de pago deben estar establecidos en un acuerdo por escrito y enmarcarse dentro de la NCE 6. Medtronic no realizará pagos en concepto de honorarios por el simple hecho de haber asistido a un evento de capacitación y educación de Medtronic.

Aprobación previa. Los programas de formación y educación que involucren viajes de clientes deben ser revisados y aprobados según un proceso escrito que requiere la aprobación previa del contenido del curso, la agenda (que abarque todos los eventos desde la llegada hasta la partida), el presupuesto, los tipos de lugares y la cantidad de asistentes y miembros del equipo. Los elementos de la agenda no pueden incluir el uso de nuestros productos o terapias que sea inapropiado según las leyes locales, ni la recreación y el entretenimiento.

Los miembros del equipo pueden incluir personal de ventas calificado de Medtronic, otros expertos técnicos y profesionales de la salud que cuenten con las cualificaciones y experiencia apropiadas para conducir la formación y educación.

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Norma 8 | Conferencias de terceros

Objetivo. Medtronic puede apoyar conferencias independientes sobre educación, ciencia y diseño de políticas, y reuniones profesionales que promuevan el conocimiento científico, conduzcan al progreso de la medicina y mejoren la prestación de una atención de la salud efectiva, si estos cuentan con el reconocimiento general y el respeto de la comunidad médica y tienen relación con nuestros productos y terapias. Las reglas y prácticas utilizadas para apoyar las conferencias de terceros varían ampliamente de acuerdo con la geografía, pero, independientemente de la región, Medtronic nunca brinda apoyo para premiar las compras hechas por el cliente en el pasado o para influenciar de manera inapropiada las del futuro.

Reglas para financiar conferencias de Medtronic de EE. UU.

Conferencias en EE. UU. El financiamiento provisto por Medtronic debe ser coherente con las reglas del cuerpo que acredita la institución educativa. Esto implica que:

  • La selección de los miembros del equipo y el desarrollo de los contenidos quedan supeditados a la discreción del organizador de la conferencia;
  • Medtronic no apoya directamente la asistencia de clientes de EE. UU a conferencias en EE. UU pagando las tarifas de admisión, los honorarios o los viajes y el alojamiento.

Sin embargo, Medtronic puede proporcionar becas a los organizadores de las conferencias para reducir los costos generales de las conferencias, afrontar los costos y gastos de los miembros del equipo, pagar comidas o recepciones sencillas y posibilitar la asistencia de profesionales de la salud en formación, o Medtronic puede proporcionar una beca a una institución de formación para posibilitar que un profesional de la salud asista a una conferencia de terceros o a una reunión profesional.

Conferencias fuera de EE. UU. Las propuestas de patrocinio para estas conferencias deben ser revisadas según el proceso de las NCE del lugar geográfico donde se realizará la conferencia. Consulta el Compendio de NCE para conocer más detalles como las normas sobre la asistencia de Clientes de EE. UU a conferencias de terceros que se realizan en el exterior.

Reglas para financiar conferencias de Medtronic Internacional

Cuando las leyes, las regulaciones y los códigos de conducta profesional locales y nacionales lo permitan, y siempre que exista aprobación previa, Medtronic puede brindar apoyo financiero para cubrir los costos de asistencia a conferencias de personas que son clientes. Dicho apoyo financiero se limita únicamente a los aranceles de inscripción en la conferencia y a los costos razonables de viaje, comidas y alojamiento relativos a la asistencia al evento. Medtronic debe garantizar el cumplimiento total de las leyes locales y nacionales en lo respectivo a los requisitos de divulgación o aprobación asociados con el patrocinio mencionado, y cuando no existen dichos requisitos, deberá mantener la transparencia adecuada, por ejemplo, requiriendo que se avise del patrocinio, previamente y por escrito, a la administración del hospital, el superior del cliente particular u otra autoridad competente designada a nivel local.

Ten en cuenta que Eucomed ha establecido un proceso para aprobar las conferencias que se realizan en Europa, que Medtronic utilizará como guía para determinar el monto del apoyo para conferencias. Consulta los Procedimientos Internacionales para más detalles.

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Norma 9 | Actividades que traen beneficios para la atención del paciente

Apoyo para el rembolso. El acceso de los pacientes a nuestros productos y terapias depende de la disponibilidad oportuna y total de la cobertura, el rembolso y la información económica de salud. Cuando corresponda, Medtronic puede proporcionar esta información a los clientes, responsables de los pagos y pacientes, siempre y cuando dicho apoyo para rembolsos sea preciso, objetivo y esté relacionado con productos, terapias, procedimientos y servicios de Medtronic. También es posible que colaboremos con los clientes, los pacientes y las organizaciones que representan sus intereses para lograr la cobertura del responsable comercial o gubernamental de los pagos y niveles adecuados de rembolsos que permitan a los pacientes acceder a los productos y las terapias de Medtronic.

El apoyo para rembolsos que proporcione Medtronic no podrá sugerir mecanismos para la facturación de servicios médicamente innecesarios ni mecanismos que faciliten prácticas fraudulentas para lograr rembolsos inapropiados.

Otras actividades para apoyar el acceso de los pacientes. Medtronic también lleva a cabo otras actividades para apoyar el acceso de los pacientes a nuestros productos y terapias para mejorar los resultados de los pacientes. Medtronic puede involucrarse en actividades de desarrollo de mercados y llevar a cabo programas de toma de conciencia y educación con sus clientes. Además, Medtronic puede proporcionar programas de control de enfermedades y de la salud que incluyan la provisión de artículos, servicios y herramientas de control de la salud para el paciente y el proveedor, como las vías clínicas, la monitorización remota, el cumplimiento del paciente y el apoyo a la educación.

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