De verandering met de grootste impact was de wijziging van de manier van de ondersteuning op de polikliniek, denkt Van den Nieuwenhuijzen. “De assistentes werken niet meer voor één vaste arts, maar vormen één ondersteuningsteam waarbij zij op een dag bepaalde taken uitvoeren, zoals een telefoondienst of een ECG-dienst. Die verandering was ingrijpend voor artsen én assistenten. Maartje Veltrop-Poell, teamleider polikliniek, fungeerde samen met Wouter als de spin in het web bij het ontwerp en de implementatie van deze nieuwe werkwijze.”
Veelbelovende resultaten
Door voor beide planningen eenzelfde horizon te hanteren, wordt de capaciteit daadwerkelijk beter benut. Van den Nieuwenhuijzen: “Door het flexibeler inrichten en taakgerichter maken van de ondersteuning door assistentes hebben we de capaciteit op de polikliniek kunnen vergroten van het draaien van zes naar zeven poli’s gelijktijdig, waardoor we per dag 40 patiënten meer kunnen ontvangen. Daardoor werd de toegangstijd voor een eerste afspraak direct lager.” Door een betere afstemming tussen het aantal polidagen van een arts en zijn patiëntcohort is die toegangstijd nog verder verkort. Dat betekent dat patiënten nu op het gewenste moment bij een cardioloog terecht kunnen.
Op de polikliniek ervaren artsen en patiënten de voordelen. Door te werken met vaste blokken en reservetijd is er meer tijd en rust gecreëerd voor het gesprek met de patiënt. En doordat het spreekuur nauwelijks meer uitloopt, hoeven patiënten aan het einde van de dag niet meer lang te wachten.
Veranderkundig succes
Het succes is niet alleen te danken aan een slim ontwerp van een integraal rooster met één planhorizon. Uit ervaring weet Van den Nieuwenhuijzen dat je er ook veranderkundig een succes van moet weten te maken. “Je kunt het nog zo perfect uitdenken, maar het is essentieel dat betrokkenen mee willen werken en zich achter de verandering scharen. De integrale roostering betekende een grote verandering voor artsen en hun polikliniek-assistenten.”
Van Zwieten en Van den Nieuwenhuijzen zien bij hun aanpak dan ook zes veranderkundige succesfactoren:
- Creëren van draagvlak voor het doel van het project. Alle betrokkenen moeten de problemen herkennen, de noodzaak ervaren en de voordelen zien van de benodigde veranderingen die leiden tot een optimalere benutting van de totale capaciteit.
- Erkennen van problemen van de zorgverleners en laten zien hoe je die wilt oplossen, zodat ze ervaren “what’s in it for me”.
- We hebben ervoor gezorgd dat alle belanghebbenden vertegenwoordigd waren in de projectgroep: artsen, teamleider polikliniek, polikliniek-assistenten en planners hebben daarnaast de projectaansturing vanuit dualiteit (coöperatie & organisatie) vormgegeven.
- Cruciale keuzes zijn door de projectgroep voorgelegd aan alle betrokkenen. Dit gebeurde bijvoorbeeld met de nieuwe rasterindeling en het anders organiseren van de polikliniekondersteuning.
- Er is voorzien in een warme begeleiding bij de implementatie, dat wil zeggen dat er laagdrempelige persoonlijke hulp is bij vragen en problemen en dat er goede introductiedocumenten zijn.
- Na een paar maanden evalueren of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en kort-cyclisch bijsturen waar nodig met behulp van een dashboard. Zien we meer patiënten en benutten we onze capaciteit echt beter?
Samenwerking Medtronic en Catharina Ziekenhuis
Medtronic speelde een belangrijke rol in de projectondersteuning. Van Zwieten startte met een degelijke analyse op basis van interviews, data en documenten. Samen met Van den Nieuwenhuijzen en de manager coöperatie Cardiologie & Cardiothoracale chirurgie bracht hij de juiste mensen bij elkaar en bereidde hij de bijeenkomsten voor. “Daarnaast zetten we natuurlijk onze inhoudelijke kennis en ervaring met ziekenhuisplanningen in voor het ontwerp van een geschikt rooster. Daarvoor gaan we op zoek naar de juiste inzichten en data, en focussen we op de werkbaarheid van een rooster voor de gebruikers.”
Van den Nieuwenhuijzen: “De toegevoegde waarde van Wouter is de aanjagende rol in de voorbereidingssessies en de ervaringen in andere ziekenhuizen. Medtronic is sterk in de analyse van data, die nodig is voor maken van de juiste keuzes en de doorvertaling naar een oplossing op maat. Maar de echte succesfactor is het samen optrekken in een dergelijk project, om zo het bedachte ook geïmplementeerd te krijgen”.