Erfolgsgeschichte
Neu konzipierte Bestandsverwaltung
Pflegepersonal entlasten und 670.000 Euro einsparen.
Eckdaten
partner
Aarhus University Hospital, Aarhus, Dänemark
77%
Rückgang abgesagter elektiver Eingriffe
16%
Steigerung der chirurgischen Produktivität
€ 270,000
Jährliche Einsparungen
Das Krankenhaus
Das Aarhus University Hospital (AUH) ist mit mehr als 900 Betten und 9.000 Mitarbeitenden das zweitgrößte Krankenhaus Dänemarks. Es deckt den Großteil der spezialisierten medizinischen Leistungen im Land ab.
Als forschungsstarkes Haus führt das AUH jährlich rund 83.000 Operationen durch und weist eine der kürzesten Verweildauern in Europa auf. Das AUH wird regelmäßig als bestes Krankenhaus Dänemarks eingestuft. Laut Newsweek belegte es Platz 19 im globalen Ranking der „Smart Hospitals“, die sich durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, robotergestützter Chirurgie, digitaler Bildgebung, Telemedizin, intelligenter Gebäudetechnik, IT-Infrastruktur und elektronischen Patientenakten auszeichnen. Die Mehrheit dieser Einrichtungen befindet sich in den USA; das AUH gehört zu lediglich vier europäischen Krankenhäusern in den Top 20.
Das Krankenhaus legt besonderen Wert auf einen ganzheitlichen Ansatz, erzielt Ergebnisse durch Zusammenarbeit und verfolgt höchste professionelle Standards.
Zur weiteren Effizienzsteigerung suchte das AUH gezielt die Zusammenarbeit mit der Industrie, um externe Perspektiven zu nutzen. Insbesondere im Bereich der OP-Prozesse sollten Daten und Innovation eingesetzt werden, um Kapazitäten zu schaffen – sowohl finanziell als auch im Pflegebereich.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das AUH für eine Zusammenarbeit mit Medtronic, unter anderem aufgrund der Erfahrung des Unternehmens in der Optimierung von Managed Services in mehr als 150 Krankenhäusern in 20 Ländern. Die Neurochirurgie wurde als Pilotabteilung ausgewählt, mit der Option, die Zusammenarbeit später auf weitere Bereiche auszuweiten.
Medtronic und die neurochirurgische Abteilung einigten sich auf folgende fünf Ziele der Partnerschaft:
Optimierung und Professionalisierung zentraler Prozesse wie operative Planung und Ressourcennutzung
Verschwendung reduzieren und Pflegekapazitäten auf die Versorgung zu konzentrieren
Neue Kompetenzen in der operativen Optimierung und Planung aufbauen
Organisation stärken sowie Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement fördern
Nutzung internationalen Benchmarkings sowie Austausch mit anderen Universitätskliniken
Im Rahmen der Zusammenarbeit wurden verschiedene Maßnahmen umgesetzt. Zwei zentrale Lösungen werden nachfolgend hervorgehoben.
Zu Beginn führte Medtronic eine umfassende Analyse des Materialmanagements durch und entwickelte einen Verfahrenskatalog für die Abteilung. Alle Produkte wurden in ein cloudbasiertes System integriert, um den Einsatz je Eingriff transparent zu machen.
Die Implementierungsphase dauerte drei Monate.. Zwei Medtronic-Mitarbeitende sind seitdem werktäglich vor Ort und übernehmen sämtliche Aufgaben des Materialmanagements: Bestellung, Wareneingang, Bestandsauffüllung, Abstimmung mit dem Pflegepersonal, Erfassung verbrauchter Materialien sowie Optimierung der Lagerflächen.
Diese Expert:innen sind vollständig in das Krankenhaus-Team integriert. Auf Basis datenbasierter Entscheidungen wurde die Lagerhaltung grundlegend verändert: Statt auf Vorrat zu bestellen, orientiert sich die Beschaffung nun am tatsächlichen Verbrauch.
Dadurch können Entscheidungen gezielt auf Grundlage von Risiko- und Produktportfolios getroffen werden, was insbesondere die Entsorgung abgelaufener Materialien verhindert.
Die effiziente Auslastung der vier OP-Säle ist entscheidend, um Patient:innen zeitnah Zugang zu elektiven und nicht-elektiven neurochirurgischen Eingriffen zu ermöglichen.”— Dr. Gorm von Oettingen, Chefarzt am AUH
Erfolgsfaktoren im Materialmanagement:
Individuelle Anpassung der Prozesse auf Abteilungsebene
Verknüpfung logistischer Expertise mit klinischem Fachwissen
Herstellerunabhängigkeit: Anwendbar auf alle Produkte
Durch diese Maßnahmen konnten bereits im ersten Jahr Einsparungen von rund 5 Millionen DKK (ca. 675.000 €) erzielt werden. Die Reduzierung von Materialverschwendung beläuft sich aktuell auf 3,9 Millionen DKK. Zudem wurdedas Pflegepersonal von logistischen Aufgaben entlastet, wodurch Kapazitäten im Umfang von etwa zwei Vollzeitstellen wieder der Versorgung von Patient:innen zugeführt werden konnten.
Die Zusammenarbeit hat gezeigt, dass datenbasierte Optimierung echten Mehrwert für Krankenhäuser, Personal und Patient:innen schafft.”— Dr. Gorm von Oettingen
Ein zentrales Ziel war es, die Vergabe von OP-Zeitfenstern für akute Patient:innen im elektiven Programm besser zu steuern. Zuvor gab es keine festen Kapazitäten, sodass Entscheidungen ad hoc getroffen wurden. Dies führte zu häufigen kurzfristigen Absagen – im Durchschnitt etwa fünf pro Woche.
Medtronic setzte zunächst einen mathematischen Ansatz zur OP-Planung ein, basierend auf Entscheidungstheorie. Daraus wurde eine Strategie zur Reservierung von Zeitfenstern für akute Fälle entwickelt. Anschließend wurde ein Pilotprojekt durchgeführt: Für akute Eingriffe wurden feste Zeitblöcke an Werktagen eingeplant und die Ergebnisse mit dem Vorjahr verglichen.
Die Auswirkungen waren signifikant:
Neue datenbasierte Ansätze ermöglichten fundierte Prognosen und bessere Steuerung
Arbeitsweisen des Personals wurden transformiert
Stress reduzierte sich deutlich, das Arbeitsumfeld wurde ruhiger und strukturierter
Interessanterweise entstand zunächst der Eindruck, es würden weniger Patient:innen behandelt. Die Daten zeigten jedoch das Gegenteil: Die Anzahl der Eingriffe – sowohl akut als auch elektiv – war gestiegen.
Auch die Koordination verbesserte sich deutlich durch klar definierte Rollen und Abläufe.
Ergebnisse der Implementierung (35 Wochen, 2021):
77 % weniger abgesagte elektive Eingriffe (vs. 2019)
16 % höhere operative Produktivität
8 % weniger nächtliche Notfalloperationen
Die gesteigerte Leistungsfähigkeit ermöglichte es, zusätzliche Eingriffe aus dem privaten Sektor zu übernehmen, was zu jährlichen Einsparungen von bis zu 270.000 € führte.
Dieses Projekt zeigt, dass mathematische Modellierung komplexer Kapazitätsprobleme den Zugang zur Versorgung verbessert und gleichzeitig die Arbeitsbedingungen steigert.”— Leiter der Neurochirurgie
Unsere Erfolgsgeschichten
