CÔNG CỤTHAM CHIẾU VÀ VÍ DỤ
Tìm tài liệu tham khảo, công cụ và mẫu hồ sơ để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ dành cho nhà phân phối.
Để giúp các đối tác kênh đáp ứng yêu cầu tuân thủ của chúng ta, chúng ta sẽ cung cấp một số mẫu, công cụ và tài liệu tham khảo cho họ sử dụng. Một vài trong số những tài liệu này có thể được sử dụng như được cung cấp, trong khi đó, một số tài liệu khác có thể cần điều chỉnh và chỉnh sửa để được sử dụng phù hợp, do các bộ luật, quy định địa phương hoặc quy tắc của liên minh thương mại có thể có các yêu cầu khác hoặc bổ sung. Cuối cùng, các tài liệu khác nhau có thể không phù hợp với việc kinh doanh của mỗi nhà phân phối.
Trong trường hợp việc điều chỉnh là cần thiết, nhà phân phối có thể cần phải đánh giá các mẫu biểu này với cố vấn pháp lý trước khi đưa chúng vào sử dụng bình thường.
- (02:05)
Medtronic cũng đã hợp tác với AdvaMed và các công ty thành viên khác để tạo ra Bộ công cụ tuân thủ toàn diện dành cho nhà phân phối toàn cầu (“Bộ công cụ GDC”) để tất cả các tổ chức trong chuỗi cung ứng công nghệ y tế toàn cầu sử dụng. Hơn 50 nội dung tuân thủ của Bộ công cụ GDC bao gồm các trang trình bày đào tạo, biểu mẫu tuân thủ, mẫu giao tiếp, đồ họa thông tin và hơn thế nữa, trải rộng trên sáu Lĩnh vực chính của Tuân thủ Toàn cầu. Nó có khả năng tùy biến cao và mang nhãn hiệu trung lập, vì vậy nó có thể dễ dàng được điều chỉnh bởi bất kỳ nhà phân phối nào. Nhấp vào biểu trưng AdvaMed để truy cập Bộ công cụ GDC.
CHUNG
Công cụ tham khảo và các ví dụ Mô tả - Định nghĩa và ví dụ về các công cụ tham chiếu được cung cấp cho chương trình tuân thủ của nhà phân phối.
Thuyết trình Tuân thủ của Nhà phân phối - Các trang trình chiếu được DRO trình bày trong cuộc thảo luận tại chỗ về kỳ vọng đối với chất lượng và tuân thủ Medtronic.
CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ / TỔNG QUAN VỀ QUY TẮC ỨNG XỬ
Quy tắc Ứng xử Mẫu - Các nhà phân phối có thể sử dụng mẫu này để thiết kế và chính thức thông qua một bộ quy tắc ứng xử cho tổ chức của họ. Các điều chỉnh có thể cần thiết để bảo đảm phù hợp với mô hình kinh doanh và phù hợp với bộ luật, quy định địa phương cũng như quy tắc của liên minh thương mại. Đối với tài liệu này, nhà phân phối không thể chỉ đơn giản thay đổi tên và sử dụng.
Hướng dẫn Tuân thủ Dành cho Đối tác Kinh doanh (Nên làm và Không nên làm) - Bao gồm hướng dẫn tuân thủ chi tiết và được Medtronic sử dụng như một phần của chương trình đào tạo tuân thủ dành cho nhà phân phối. Tài liệu này cũng có thể được nhà phân phối sử dụng để thực hiện đào tạo cho nhân viên của họ. Đề cập đến nhiều chủ đề tuân thủ quan trọng như:
- Các nguyên tắc chung
- Xung đột lợi ích
- Bữa ăn, quà tặng, trợ cấp và quyên góp
- Hội thảo y tế, tài trợ và bù đắp HCP
- Sử dụng công ty du lịch và công ty tổ chức sự kiện
- Hàng mẫu, sản phẩm miễn phí
- Thử nghiệm lâm sàng
- Tham gia đấu thầu
Tuyên bố về Xung đột Lợi ích - Mẫu được sử dụng để công bố xung đột lợi ích thực tế hoặc tiềm năng với Medtronic một cách kịp thời và hiệu quả. Mẫu này cũng được sử dụng để ghi nhận quyết định về cách thức giải quyết vấn đề.
ĐÀO TẠO
Mẫu Tham gia Đào tạo Nhân Viên của Nhà phân phối - Được sử dụng để lập tài liệu về đào tạo tuân thủ mà nhà phân phối cung cấp cho nhân viên.
SỬ DỤNG NHÀ PHÂN PHỐI PHỤ
Thông báo Sử dụng Nhà phân phối phụ - Thư thông báo cho Medtronic về bất kỳ và tất cả nhà phân phối phụ được sử dụng hoặc sẽ được sử dụng để hoàn thành thỏa thuận phân phối. Tài liệu này được cung cấp trong Phụ lục A của thỏa thuận phân phối Medtronic.
Đánh giá Thẩm định Nhanh - Lập hồ sơ về hiệu quả của thẩm định đối với các nhà phân phối phụ được sử dụng hoặc sẽ được sử dụng để thực hiện thỏa thuận phân phối.
Quy tắc Ứng xử Mẫu - Các nhà phân phối có thể sử dụng mẫu này để thiết kế và chính thức thông qua một bộ quy tắc ứng xử cho tổ chức của họ. Các điều chỉnh có thể cần thiết để bảo đảm phù hợp với mô hình kinh doanh và phù hợp với bộ luật, quy định địa phương cũng như quy tắc của liên minh thương mại. Đối với tài liệu này, nhà phân phối không thể chỉ đơn giản thay đổi tên và sử dụng.
Hướng dẫn Tuân thủ Dành cho Đối tác Kinh doanh (Nên làm và Không nên làm) - Bao gồm hướng dẫn tuân thủ chi tiết và được Medtronic sử dụng như một phần của chương trình đào tạo tuân thủ dành cho nhà phân phối. Tài liệu này cũng có thể được nhà phân phối sử dụng để thực hiện đào tạo cho nhân viên của họ. Đề cập đến nhiều chủ đề tuân thủ quan trọng như:
- Các nguyên tắc chung
- Xung đột lợi ích
- Bữa ăn, quà tặng, trợ cấp và quyên góp
- Hội thảo y tế, tài trợ và bù đắp HCP
- Sử dụng công ty du lịch và công ty tổ chức sự kiện
- Hàng mẫu, sản phẩm miễn phí
- Thử nghiệm lâm sàng
- Tham gia đấu thầu
LƯU GIỮ HỒ SƠ VÀ HỢP TÁC VỚI THANH TRA
Mẫu đơn Bồi hoàn Chi phí - Mẫu được sử dụng để hỗ trợ và lập tài liệu về các chi phí công tác, hội họp và chi phí khác liên quan đến tương tác với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Nhà phân phối phải đặt ra giới hạn chi tiêu cho các chi phí liên quan đến kinh doanh, ví dụ như bữa ăn, đồ uống, nhà nghỉ và vật dụng giáo dục không thường xuyên.
Yêu cầu Mẫu thử - Mẫu có thể được sử dụng để duy trì tài liệu phù hợp và theo dõi các mẫu thử đã được cung cấp cho khách hàng. Mẫu thử là tài liệu hoặc thiết bị được cung cấp miễn phí cho khách hàng nhằm mục đích đánh giá chức năng của mẫu thử, dựa trên các quy định và bộ luật địa phương.
Thư Thông báo Thỏa thuận Cố vấn gửi đến Tổ chức mà HCP đang công tác - Mẫu thư được sử dụng để thông báo và tiếp nhận sự chấp thuận của các Tổ chức mà chuyên gia y tế đang công tác khi tuyển dụng chuyên gia y tế làm người phát ngôn hoặc cho các dịch vụ cố vấn, hoặc khi tài trợ cho họ tham gia một chương trình đào tạo về sản phẩm hay sự kiện giáo dục.
Hướng dẫn Tuân thủ Dành cho Đối tác Kinh doanh (Nên làm và Không nên làm) - Bao gồm hướng dẫn tuân thủ chi tiết và được Medtronic sử dụng như một phần của chương trình đào tạo tuân thủ dành cho nhà phân phối. Tài liệu này cũng có thể được nhà phân phối sử dụng để thực hiện đào tạo cho nhân viên của họ. Đề cập đến nhiều chủ đề tuân thủ quan trọng như:
- Các nguyên tắc chung
- Xung đột lợi ích
- Bữa ăn, quà tặng, trợ cấp và quyên góp
- Hội thảo y tế, tài trợ và bù đắp HCP
- Sử dụng công ty du lịch và công ty tổ chức sự kiện
- Hàng mẫu, sản phẩm miễn phí
- Thử nghiệm lâm sàng
- Tham gia đấu thầu
Thỏa thuận Tài trợ - Mẫu được sử dụng để lập tài liệu về sự hỗ trợ cho bên thứ ba để được hưởng các quyền tài trợ nhất định (ví dụ: gian hàng quảng cáo, quảng cáo trong chương trình và trên huy hiệu tên, ghi nhận tài trợ), từ đó nhà phân phối có cơ hội quảng bá nhãn hiệu và sản phẩm của Medtronic với các đối tượng chuyên gia.
Tài trợ hoặc quyên góp - Có hai loại mẫu đơn cần thiết để hoàn thành yêu cầu tài trợ hoặc quyên góp:
1. Yêu cầu Tài trợ/Quyên góp – Yêu cầu phê duyệt nội bộ để cung cấp một khoản tài trợ hoặc quyên góp.
2. Thỏa thuận Tài trợ/Quyên góp – Ghi lại thỏa thuận tài trợ hoặc quyên góp của quý vị với người nhận quỹ.
Hội họp, sự kiện hoặc đào tạo - Có ba loại mẫu cần dùng để mời HCP tham gia Cuộc họp, Sự kiện hoặc Đào tạo:
1. Phê duyệt – để xin chấp thuận trong công ty của quý vị
2. Thư mời HCP – dùng để mời một HCP tham dự
3. Thông báo cho Đơn vị chủ quản – để thông báo cho đơn vị chủ quản của HCP (yêu cầu tùy thuộc vào luật pháp, quy định tại địa phương hoặc quy định của ngành)
YÊU CẦU VỀ PHÁP CHẾ VÀ CHẤT LƯỢNG
Hướng dẫn Chất lượng - Phần thuyết trình giải thích các yêu cầu về luật định và chất lượng đối với nhà phân phối của Medtronic, bao gồm khiếu nại sản phẩm, xử lý sản phẩm và hành động khắc phục tại hiện trường. Hướng dẫn chi tiết về sử dụng trang mPXR để báo cáo các khiếu nại sản phẩm.
XUNG ĐỘT LỢI ÍCH VÀ CÁC YÊU CẦU NÂNG CAO KHÁC
Hướng dẫn Tuân thủ Dành cho Đối tác Kinh doanh (Nên làm và Không nên làm) - Bao gồm hướng dẫn tuân thủ chi tiết và được Medtronic sử dụng như một phần của chương trình đào tạo tuân thủ dành cho nhà phân phối. Tài liệu này cũng có thể được nhà phân phối sử dụng để thực hiện đào tạo cho nhân viên của họ. Đề cập đến nhiều chủ đề tuân thủ quan trọng như:
- Các nguyên tắc chung
- Xung đột lợi ích
- Bữa ăn, quà tặng, trợ cấp và quyên góp
- Hội thảo y tế, tài trợ và bù đắp HCP
- Sử dụng công ty du lịch và công ty tổ chức sự kiện
- Hàng mẫu, sản phẩm miễn phí
- Thử nghiệm lâm sàng
- Tham gia đấu thầu
Tuyên bố về Xung đột Lợi ích - Mẫu được sử dụng để công bố xung đột lợi ích thực tế hoặc tiềm năng với Medtronic một cách kịp thời và hiệu quả. Mẫu này cũng được sử dụng để ghi nhận quyết định về cách thức giải quyết vấn đề.